Dalam pengelolaan aset industri yang kompleks, ketersediaan suku cadang tidak dapat lagi ditentukan hanya berdasarkan kebiasaan, rekomendasi pabrikan, atau target service level yang bersifat umum. Setiap keputusan stocking membawa konsekuensi langsung terhadap keandalan operasi, keselamatan, dan biaya yang harus ditanggung perusahaan.

Reliability Centered Spares (RCS) hadir sebagai pendekatan sistematis dan berbasis risiko untuk memastikan suku cadang yang tepat tersedia pada waktu yang tepat, sesuai dengan kebutuhan operasi dan strategi maintenance yang diterapkan. Oleh karena itu, penerapan RCS memerlukan proses yang terstruktur, dimulai dari pemahaman risiko kegagalan peralatan hingga penetapan kebijakan persediaan yang selaras dengan konteks operasi dan tujuan bisnis perusahaan.

Langkah-langkah metode RCS berdasarkan buku An Introduction to Reliability-Centered Spares dari Information Science Consultant Ltd adalah sebagai berikut:

Tiga Langkah Utama (The Way Forward)

Sebelum masuk ke perhitungan stok, ada tiga langkah fundamental yang harus diikuti agar inventaris benar-benar mendukung operasi:

• Langkah 1: Memahami kebutuhan maintenance aset. Sistem inventaris tidak dapat memperbaiki program maintenance yang buruk. Analisis ini idealnya menggunakan Reliability centred Maintenance (RCM) untuk mengidentifikasi kebutuhan terencana (preventif) dan kebutuhan kerusakan mendadak (breakdown).
• Langkah 2: Menentukan kebutuhan suku cadang dalam konteks operasi. Ini adalah inti dari proses RCS, di mana kebutuhan stok ditentukan berdasarkan konteks operasi dan maintenance alat tersebut.
• Langkah 3: Memastikan sumber daya dan sistem tersedia. Setelah kebutuhan diketahui, prosedur administrasi, system informasi/ERP/CMMS, dan sistem maintenance harus mampu menyediakan waktu respons dan fasilitas reservasi suku cadang yang diperlukan.

Lima Pertanyaan Dasar RCS (The RCS Process)

Secara teknis, penerapan RCS dilakukan dengan menjawab serangkaian pertanyaan logis, dimulai dari mode kegagalan hingga kebijakan stok.

• Apa kebutuhan maintenance peralatan tersebut? (What are the maintenance requirements of the equipment?).
• Apa yang terjadi jika suku cadang tidak tersedia? (What happens if no spare part is available?). RCS tidak menggunakan rekomendasi pabrikan, melainkan dampak dari ketiadaan stok (stockout). Konsekuensinya dikategorikan menjadi:
  • Hidden: Meningkatkan risiko kegagalan lain.
  • Safety: Dapat melukai atau membunuh seseorang.
  • Environmental: Melanggar standar regulasi lingkungan.
  • Operational: Menyebabkan kerugian produksi atau ekonomi.
  • Non-operational: Hanya berdampak pada biaya perbaikan.
• Dapatkah kebutuhan suku cadang diantisipasi? (Can the spares requirement be anticipated?). Apakah kebutuhan muncul dari kerusakan acak (random) atau bisa diprediksi melalui jadwal overhaul terencana dan pemantauan kondisi (condition monitoring).
• Berapa banyak stok yang dibutuhkan? (What stock holding of the spare is needed?). Jika kebutuhan tidak bisa diantisipasi, kita harus menentukan jumlah stok. RCS menggunakan Through-Life Costing (biaya siklus hidup) untuk menyeimbangkan biaya penyimpanan vs. biaya kerugian akibat stockout. Ini menjawab pertanyaan: "Apakah kita harus mengeluarkan uang sekarang (membeli stok) untuk mengamankan biaya downtime yang lebih rendah di masa depan?".
• Bagaimana jika kebutuhan maintenance tidak dapat dipenuhi? (What if the maintenance requirements cannot be met?). Mengetahui kebutuhan stok saja tidak cukup jika sistem logistik gagal menyediakannya. Poin ini mengevaluasi apakah prosedur administrasi, sistem pembelian, dan rantai pasok perusahaan mampu memenuhi waktu respons yang dibutuhkan. Jika kebutuhan stok yang kritis tidak dapat dipenuhi oleh sistem yang ada saat ini (misalnya karena birokrasi pembelian yang lambat), maka perbaikan harus dilakukan pada sistem dan prosedur tersebut untuk menjamin ketersediaan.

Strategi Pelaksanaan (Implementing RCS)

Untuk menerapkan RCS di lapangan, dokumen menyarankan strategi berikut:

• Waktu Pelaksanaan: RCS bisa dilakukan sebelum membeli suku cadang untuk aset baru, atau saat aset sudah beroperasi.
• Tim: Tinjauan harus melibatkan analis RCS serta perwakilan dari fungsi maintenance dan produksi.
• Prioritas (Prinsip Pareto): Meninjau ribuan item sekaligus akan sangat mahal dan lama. Mulailah dari item yang paling signifikan, yaitu:
  • Item di mana stockout memiliki konsekuensi operasional serius.
  • Item bernilai tinggi (high value items).
  • Item yang mengancam keselamatan atau integritas lingkungan.

Dengan menerapkan prioritas ini (fokus pada item kritis), perusahaan biasanya bisa mendapatkan pengembalian investasi (payback) tercepat.

Kesimpulan

Proses penerapan Reliability Centered Spares (RCS) menegaskan bahwa pengelolaan suku cadang harus diposisikan sebagai bagian dari strategi keandalan aset, bukan sekadar aktivitas pengelolaan gudang. Melalui pendekatan yang sistematis dan berbasis risiko, RCS memastikan keputusan stocking didasarkan pada kebutuhan maintenance yang nyata, dampak stockout terhadap keselamatan dan operasi, serta kemampuan sistem organisasi dalam memenuhi kebutuhan tersebut.

Dengan mengikuti langkah-langkah fundamental RCS—mulai dari pemahaman kebutuhan maintenance, analisis konsekuensi kegagalan, penentuan jumlah stok berbasis biaya siklus hidup, hingga kesiapan sistem logistik—perusahaan dapat menyeimbangkan risiko downtime dan biaya persediaan secara optimal. Penerapan RCS yang terfokus pada item kritis dan bernilai tinggi memungkinkan perusahaan memperoleh manfaat terbesar dalam waktu yang lebih cepat, sekaligus meningkatkan keandalan operasi, keselamatan, dan efisiensi biaya secara berkelanjutan.

Author: M. Rofi Al Gifari